Aufzeichnung von Losungen in der Gastronomie

Für alle Betriebe besteht grundsätzlich die Verpflichtung, alle Bareingänge und Barausgänge einzeln und nachvollziehbar festzuhalten.

Ausnahmen von der Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung:

• Betriebe, deren Jahresumsatz in den letzten beiden Wirtschaftsjahren unter Euro 150.000 lag. Wobei es zur Ermittlung dieser Umsatzgrenze einige Sonderreglungen und eine Toleranzregel zu beachten gibt.
• Unabhängig von der Umsatzgrenze sind auch jene Umsätze ausgenommen, die von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen oder Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, die nicht in Verbindung mit einer fest umschlossenen Räumlichkeit ausgeführt werden.

Wie hat die Einzelaufzeichnung zu erfolgen? Der einzelne Bareingang ist pro Geschäftsfall aufzuzeichnen und kann zB wie folgt erfolgen:

• chronologische händische Aufzeichnungen der Einzellosungen,
• Paragondurchschriften,
• Rechenstreifen,
• Losungsblätter (Strichlisten – wenn geschäftsfallbezogen),
• Kassabucheinzelaufzeichnungen,
• Registrierkassenstreifen mechanischer Registrierkassen oder
• elektronischer Registrierkassensysteme,
• Tischabrechnungen (nicht aber Stock- oder Standverrechnungen)

Zusätzliche Aufzeichnungen müssen jedenfalls aufbewahrt werden.

Eine Bareingangsliste erfüllt die Mindestanforderungen der Einzelaufzeichnung: Die einzelnen Produkte und Dienstleistungen, die zu diesem Bareingang geführt haben, müssen nicht gesondert verzeichnet werden. Es ist ausreichend die einzelnen Bareingänge (Losungsbeträge) chronologisch (der Reihe nach) in einer Liste anzuführen.

Strichlisten müssen sich auf die Barbeträge beziehen und diese geschäftsfallbezogen darstellen. Aus der Strichliste muss das Datum, der Bezug zu einem Geschäftsfall, der Einzelpreis je Artikel bzw. Dienstleistung und die Anzahl der vereinnahmten Artikel oder Dienstleistungen hervorgehen. Die Strichliste dient primär der Grundlagensicherung und ist keine Methode der Losungsermittlung. Nicht geeignet sind Strichlisten die zB zentral bei der Kassa geführt werden und kein Bezug zum Geschäftsfall erfolgen kann (also zB nur eine Auflistung einzelner verkaufter Produkte oder Dienstleistungen).

Werden bei einer Tischabrechnung mehrere Produkte zu einem bestimmten Zeitpunkt an Kunden in einer Gesamtsumme abgerechnet und boniert, und erfolgt das Inkasso dann jedoch in Teilbeträgen an mehrere Personen, kann die Tischbonierung als einzelne Bareingangsaufzeichnung gewertet werden. Das Inkasso muss zeitnah erfolgen. Des weiteren müssen der Zeitpunkt der Bonierung, der Verrechnungskreis, das heißt der Tisch, und die auf die einzelnen Produkte entfallenden Teilbeträge ersichtlich oder ermittelbar sein. Der Zeitpunkt der Bonierung muss nicht der Inkassozeitpunkt sein. Je nach Kassensystem, kann die Aufzeichnung auch zum Zeitpunkt der Bestellung, dh. Bonanlage, erfolgen. Wichtig ist, dass der Aufzeichnungszeitpunkt einheitlich ist. Ein nachträgliches Storno und eine neue Bonierung für den jeweiligen Einzelkunden, ist daher nicht notwendig.

Laut Finanzverwaltung erfüllt eine Stock- oder Standverrechnung NICHT die Erfordernisse der ordnungsgemäßen Aufzeichnung.

Werden zur Führung der Aufzeichnungen oder bei der Erfassung der Geschäftsvorfälle Datenträger (zB. eine Excel-Tabelle) verwendet, muss sichergestellt sein, dass die Eintragungen oder Aufzeichnungen nicht in einer Weise verändert werden können, durch die der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist. In diesem Fall muss eine entsprechende Protokollierung der Datenerfassung erfolgen, das heißt die Überprüfbarkeit nachträglicher Änderungen muss möglich sein.

Wenn keine Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung besteht, ist eine Losungsermittlung durch Kassasturz möglich, dh Bareingänge eines Tages können durch Rückrechnung aus dem ausgezählten End- und Anfangsbestand ermittelt werden. End- und Anfangsbestand sind auch hier täglich (spätestens zu Beginn des nächstfolgenden Arbeitstages) aufzuzeichnen, ebenso wie alle Barausgänge. Aus dem Kassabericht und Kassabuch muss die Tageslosung nachvollziehbar ermittelt werden können. Werden Bareingänge bereits in einer Form erfasst und aufgezeichnet, die eine vollständige Losungsermittlung ermöglichen, ist der Kassasturz nicht mehr zulässig! Wenn die im Betrieb oder wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb geführten Bücher oder Aufzeichnungen nicht den entsprechenden Bestimmungen entsprechen, kann das zuständige Finanzamt die Berechtigung zur vereinfachten Losungsermittlung auf die Dauer von maximal drei Jahren widerrufen.

Betriebe ohne EDV: Grundsätzlich ist jede Art chronologischer händischer Aufzeichnungen der einzelnen Bareinnahmen möglich (Beispiele siehe oben).

Betriebe mit EDV: Jede Art der elektronischen Bonierung der Bareinnahmen wird als ausreichend angesehen. Die Belege sind in jedenfalls in chronologischer Reihenfolge abzulegen. Die Daten sind jedoch auch gesondert elektronisch zu speichern und aufzubewahren. Wichtig ist, dass seitens der Finanzverwaltung die geschäftsfallbezogene Aufzeichnung nach Bareingängen gefordert wird. Eine reine Waren- oder Mitarbeiterorientierte Aufzeichnung, der die einzelnen Bareingänge nicht zugeordnet werden können, entspricht nicht den Anforderungen einer ordnungsgemäßen Aufzeichnung.

Gastgarten: Der Umsatz wird im örtlichen Naheverhältnis zu der dem Unternehmer oder seinem Mitarbeiter zur Verfügung stehenden Räumlichkeit erbracht. Die Speisen und Getränke werden aus dem Gasthaus bzw. Restaurant verbracht. Der Gastgarten fällt daher nicht unter die Ausnahmebestimmung. Eine Einzelaufzeichnung aller Bareinnahmen ist vorzunehmen.

Schirm- und Schneebar, Strandbar: Eine Schirm-, Schnee- oder Strandbar ist dann von der Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung befreit, wenn sie sich nicht in einem örtlichen Naheverhältnis zu einer zum Betrieb gehörenden Räumlichkeit befindet und andererseits der Umsatz nicht in Verbindung mit der fest umschlossenen Räumlichkeit durchgeführt wird. Werden im Rahmen der Verkaufstätigkeit im Freien auch Speisen und Gretränke aus der fest umschlossenen Räumlichkeit (Hotel, Gastronomiebetrieb) zum Gast gebracht, oder das Inkasso zB. im Gasthaus vorgenommen, kommt die Ausnahmeregelung nicht zum tragen.

Bonverkäufe: Werden zB. im Rahmen von Veranstaltungen Bons verkauft, so sind die Einnahmen dieses Bonverkaufs aufzuzeichnen und nicht die ausgefolgten Speisen und Getränke. Gratisbons sind für die Losungsermittlung nicht zu erfassen. Aufzeichnungen darüber sind jedoch für die Abgabenerhebung von Bedeutung, da damit im Fall einer Überprüfung Fehlmengen erklärt werden können.

Automatenumsätze: Wenn Waren oder Dienstleistungen durch Automaten (z.B. Zigarettenautomaten, Personenwaage) verkauft werden, ist die Einzelaufzeichnungspflicht gesondert für jeden einzelnen Automaten durch Aufzeichnung der Anzahl der verkauften Waren oder Dienstleistungen (bzw. Zählwerkstand) und Erfassung und Aufzeichnung der vereinnahmten Erlöse möglich. Die Zählwerkstände der einzelnen Automaten sind festzuhalten.  Eine tägliche Entleerung der Automaten ist nicht notwendig. Als nächstfolgender Arbeitstag ist der Tag der nächstfolgenden Kassenentleerung des Automaten  anzusehen.